เพิ่มเวลาชีวิตแบบผู้นำระดับโลก Eisenhower Matrix
Eisenhower Matrix ถูกจัดอยู่ในหมวดหมู่เทคนิคการจัดการเวลาที่ทรงพลังมากที่สุดรูปแบบหนึ่งของโลก โดยตั้งชื่อตามประธานาธิบดีลำดับที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ (Dwight David Eisenhower)
ตั้งแต่ไหนแต่ไรตำแหน่งประธานาธิบดีของสหรัฐอเมริกามักถูกขนานนามว่าเป็นอาชีพที่ยุ่งที่สุดในโลก โดยเฉพาะในสมัยของนายพล ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ ที่อาศัยความยุทธวิธีความเป็นผู้นำอันชาญฉลาดในปฏิบัติการวันดีเดย์ จุดเริ่มต้นที่ทำให้กำลังพลฝ่ายสัมพันธมิตรอีกกว่าแสนนายรุกคืบเข้าไปในยุโรป ปลดปล่อยพื้นที่ต่างๆ ที่ถูกกองทัพเยอรมันครอบครอง ถือเป็นจุดเริ่มต้นของชัยชนะเหนือนาซีเยอรมัน นำพาโลกเข้าสู่ยุคสันติ จนเป็นที่รู้จักกันว่า ประธานาธิบดีผู้สยบสงครามโลกครั้งที่ 2 วันนี้อัตนัยจะพาทุกคนไปรู้จักเทคนิคการจัดการชีวิตที่อยู่เบื้องหลังความสำเร็จของชายผู้นี้กัน
Eisenhower Matrix หรืออีกชื่อหนึ่งคือ Urgent-Important Matrix เทคนิคที่ช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานและใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด หรือเรียกง่ายๆว่าเทคนิคที่ช่วยให้คุณมีเวลาชีวิตเพิ่มขึ้นนั่นเอง ถูกพัฒนาขึ้นบนแนวคิดที่ว่า “ความสำคัญของแต่ละงานไม่เท่ากัน” บางงานเร่งด่วนมาก ในขณะที่บางงานไม่เร่งด่วน และไม่สำคัญ”
ใจความสำคัญของวิธีการนี้ จะช่วยให้คุณจัดงานให้ถูกลำดับและเข้าใจงานที่สำคัญจริง ๆ ซึ่งจะทำให้คุณโฟกัสได้ตรงประเด็น แม่นยำ มีเวลาไปทำในเรื่องสำคัญของชีวิตมากขึ้นไม่ใช่เพียงแค่เรื่องงานอย่างเดียวเท่านั้น ซึ่งลองศึกษาได้จากตารางเหล่านี้
1. งานที่เร่งด่วนและสำคัญ (ต้องทำทันที)
เป็นงานที่มี Deadline ชัดเจน และถ้าไม่ทำหรือทำช้าจะเกิดผลกระทบกับเราในด้านลบทันที ที่พบเห็นได้ตลอดเลยก็คืองานประจำที่ต้องทำทุกวัน โดยบางครั้งช่องนี้อาจจะเกิดขึ้นโดยที่เราไม่ได้คาดฝันหรือวางแผนมาก่อน เช่น ต้องเขียนรายงานที่ต้องส่งครูภายในบ่ายวันนี้ หรือคนใกล้ตัวเกิดอุบัติเหตุ เป็นต้น
2. งานที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ (สามารถให้คนอื่นช่วยทำได้)
งานสำคัญแต่ไม่ด่วน เป็นงานที่จะส่งผลกับเป้าหมายระยะยาว แต่ก็ควรโยนพ้นตัวให้เร็วที่สุด เพราะจะทำให้เราสามารถจัดสรรและวางแผนที่จะทำได้ในอนาคต เช่น อัปเดตความคืบหน้าการทำโครงงานวิทยาศาสตร์กับเพื่อนในกลุ่ม หรือวางแผนการศึกษาต่อ เป็นต้น
3. งานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (ลงเวลาทำทีหลัง)
งานในช่องนี้จะดูดเวลาของเรามากที่สุด และจะทำให้เราดูยุ่งตลอดเวลากับงานที่ล้นมือ สามารถแก้ได้ด้วยการกระจายงานให้คนอื่นทำแทนได้ ตามความถนัดของคนในทีม นอกจากจะทำให้เรามีเวลาว่างมากขึ้นแล้ว ยังช่วยเพิ่มความสัมพันธ์กับคนในทีมให้มากขึ้นด้วยเช่นกัน เช่น ตรวจสอบหรือประเมินผลงานของคนในทีม
4. งานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน (ลบทิ้งไปก่อนก็ได้)
เรียกง่าย ๆ ว่าเป็นช่องสำหรับอู้งานก็ได้ โดยส่วนใหญ่แล้วช่องที่ 4 มักจะเป็นสิ่งที่ทำให้เราผ่อนคลายหลังจากการทำงานใน 3 ช่องก่อนหน้านี้ เช่น ดูหนัง ฟังเพลง เล่นโทรศัพท์ วางแผนไปเที่ยวช่วงฤดูงานยุ่ง เป็นต้นซึ่งเราสามารถทำได้แต่ควรทำให้น้อยที่สุดและทำเป็นสิ่งสุดท้ายของวัน
ช่วงแรก ๆ คนมักจะมีปัญหาในการตัดสินใจว่าอะไรสำคัญหรือเร่งด่วน สามารถคิดง่าย ๆ โดยให้ลองเรียงลำดับตามงานความบาดเจ็บที่จะเกิดขึ้นกับคุณทั้งร่างกายและจิตใจหากคุณทำไม่สำเร็จ มีทริกเล็ก ๆ จากผู้เชี่ยวชาญด้านทักษะการวางแผน แนะนำให้คุณมีปากกา และกระดาษโน้ตเล็ก ๆ ติดตัวไว้ งานลงในตาราง 4 ช่องนี้ แทนเครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ในช่วงแรก เพื่อเป็นการปรับจูนการทำงานของสมองใหม่ แล้วค่อย ๆ ทำไปจนชิน วิธีคิดของคุณจะเปลี่ยนมาโฟกัสสิ่งที่สำคัญได้เร็วขึ้น จัดลำดับได้ดีขึ้น และตัดสินใจได้เฉียบขาดขึ้นนั่นเอง
อ่านบทความอื่น ๆ ของ อัตนัย ได้ที่ : www.attanai.com
