Time Management Skill เพราะ…เวลา คือ ทรัพยาการที่มีค่ามากที่สุดในโลก
เวลาเป็นทรัพยากรที่มีค่าที่สุดในชีวิตของเรา ไม่ว่าคุณจะเป็นใคร มีฐานะอย่างไร ทุกคนล้วนมีเวลาเท่ากันคือ 24 ชั่วโมงต่อวัน แต่ทำไมบางคนถึงสามารถใช้เวลาเหล่านั้นให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้
แนวคิดเรื่องการบริหารจัดการเวลาไม่ใช่เรื่องใหม่สำหรับมนุษยชาติ หากเราย้อนกลับไปในสมัยโบราณ มนุษย์เริ่มตระหนักถึงความสำคัญของเวลาตั้งแต่เริ่มมีการสังเกตการเคลื่อนที่ของดวงอาทิตย์และดวงจันทร์ ชาวอียิปต์โบราณเป็นหนึ่งในอารยธรรมแรก ๆ ที่พัฒนาระบบปฏิทินและนาฬิกาแดด ซึ่งช่วยให้พวกเขาสามารถวางแผนการเพาะปลูกและกิจกรรมทางสังคมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
อย่างไรก็ตาม แนวคิดเรื่องการบริหารจัดการเวลาในรูปแบบที่เราคุ้นเคยในปัจจุบันเริ่มเป็นรูปเป็นร่างชัดเจนขึ้นในช่วงการปฏิวัติอุตสาหกรรม เมื่อการทำงานในโรงงานต้องการความแม่นยำในเรื่องเวลามากขึ้น Frederick Winslow Taylor นักวิศวกรชาวอเมริกัน ได้พัฒนาทฤษฎีการจัดการเชิงวิทยาศาสตร์ (Scientific Management) ในช่วงต้นศตวรรษที่ 20 ซึ่งเน้นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานโดยการวิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการทำงาน แม้ว่าแนวคิดของ Taylor จะถูกวิพากษ์วิจารณ์ว่าละเลยปัจจัยด้านมนุษย์ แต่ก็ถือเป็นจุดเริ่มต้นสำคัญของการบริหารจัดการเวลาในยุคสมัยใหม่
ในช่วงทศวรรษ 1950 และ 1960 แนวคิดเรื่องการบริหารจัดการเวลาได้รับความสนใจอย่างกว้างขวางมากขึ้น นักเขียนและที่ปรึกษาด้านการจัดการหลายคนเริ่มเผยแพร่แนวคิดและเทคนิคต่างๆ เกี่ยวกับการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ หนึ่งในผู้บุกเบิกที่สำคัญคือ Peter Drucker ผู้เขียนหนังสือ “The Effective Executive” ซึ่งเน้นย้ำถึงความสำคัญของการจัดลำดับความสำคัญและการมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญจริงๆ
โดยปัจจุบัน แนวคิดเรื่องการบริหารจัดการเวลาได้พัฒนาไปไกลกว่าแค่การจัดตารางเวลาหรือการทำ To-Do List นักคิดสมัยใหม่อย่าง Cal Newport ได้นำเสนอแนวคิดเรื่อง “Deep Work” ที่เน้นการทำงานอย่างมีสมาธิลึกโดยปราศจากการรบกวน ในขณะที่ David Allen ได้พัฒนาระบบ “Getting Things Done” (GTD) ที่เน้นการจัดการงานและความคิดเพื่อลดความเครียดและเพิ่มประสิทธิภาพ
แล้วเราจะเริ่มต้นพัฒนาทักษะการบริหารจัดการเวลาได้อย่างไร?
เราอาจจะเริ่มต้นด้วยสิ่งง่าย ๆ อย่างการรู้คุณค่าของเวลา ลองนึกภาพว่าทุกนาทีของคุณมีราคา เมื่อคุณเริ่มมองเวลาเป็นสิ่งมีค่า คุณจะระมัดระวังในการใช้มันมากขึ้น คุณจะเริ่มคิดก่อนที่จะตัดสินใจทำอะไรสักอย่างว่า “สิ่งนี้คุ้มค่ากับเวลาของเราจริงๆ หรือไม่?”
ลองเริ่มต้นด้วยการทำ To-Do List ทุกเช้า แต่อย่าเพียงแค่เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำเท่านั้น ให้จัดลำดับความสำคัญของงานด้วย โดยใช้เทคนิค “Eisenhower Matrix” แบ่งงานออกเป็น 4 หมวดหมู่: สำคัญและเร่งด่วน, สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน, ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน, และไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน วิธีนี้จะช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญจริงๆ และหลีกเลี่ยงการเสียเวลาไปกับสิ่งที่ไม่จำเป็น
นอกจากนี้ การใช้เทคนิค “Time Blocking” ก็เป็นอีกวิธีที่มีประสิทธิภาพ โดยการแบ่งเวลาในแต่ละวันออกเป็นช่วงๆ และกำหนดงานที่ต้องทำในแต่ละช่วงเวลา วิธีนี้จะช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานที่กำลังทำ และลดการเสียเวลาไปกับการสลับไปมาระหว่างงานต่างๆ
อีกหนึ่งเคล็ดลับสำคัญคือ การรู้จักปฏิเสธ หลายคนมักจะรับปากทำทุกอย่างที่มีคนขอ แต่นั่นอาจทำให้คุณต้องเสียเวลาไปกับสิ่งที่ไม่ใช่ความสำคัญอันดับต้นๆ ของคุณ การเรียนรู้ที่จะพูด “ไม่” อย่างสุภาพและมีเหตุผลจะช่วยให้คุณมีเวลามากขึ้นสำหรับสิ่งที่สำคัญจริงๆ
การจัดการกับสิ่งรบกวนสมาธิก็เป็นอีกประเด็นสำคัญ ในยุคดิจิทัลนี้ เรามักจะถูกรบกวนด้วยการแจ้งเตือนจากสมาร์ทโฟน อีเมล หรือโซเชียลมีเดียตลอดเวลา การศึกษาจาก University of California, Irvine พบว่า เมื่อถูกรบกวนสมาธิ คนเราต้องใช้เวลาเฉลี่ย 23 นาทีและ 15 วินาทีในการกลับมามีสมาธิกับงานที่กำลังทำอยู่เดิม
ลองฝึกการทำงานแบบ “Deep Work” ตามแนวคิดของ Cal Newport นักเขียนและศาสตราจารย์ด้านวิทยาการคอมพิวเตอร์ โดยการกำหนดช่วงเวลาที่คุณจะทำงานอย่างเต็มสมาธิ ปิดการแจ้งเตือนทั้งหมด และมุ่งเน้นไปที่งานสำคัญเพียงอย่างเดียว วิธีนี้จะช่วยให้คุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและใช้เวลาน้อยลง
อีกหนึ่งเคล็ดลับที่สำคัญคือ การทบทวนและปรับปรุงวิธีการบริหารจัดการเวลาของคุณอยู่เสมอ ลองจดบันทึกว่าคุณใช้เวลาไปกับอะไรบ้างในแต่ละวัน แล้วทบทวนดูว่ามีอะไรที่คุณสามารถปรับปรุงหรือตัดออกได้บ้าง การวิเคราะห์ตัวเองอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้คุณค้นพบวิธีการที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ
การศึกษาทางประสาทวิทยาได้เผยให้เห็นว่าสมองของเรามีกลไกซับซ้อนในการรับรู้และประมวลผลเวลา นักวิทยาศาสตร์พบว่าไม่มีศูนย์กลางเดียวในสมองที่รับผิดชอบเรื่องการรับรู้เวลา แต่เป็นการทำงานร่วมกันของหลายส่วนในสมอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสมองส่วนหน้า (prefrontal cortex) ซึ่งมีบทบาทสำคัญในการวางแผนและการตัดสินใจ และ basal ganglia ซึ่งเกี่ยวข้องกับการประมวลผลข้อมูลเกี่ยวกับเวลาและจังหวะ
การศึกษาของ Dr. Robert Sapolsky จากมหาวิทยาลัยสแตนฟอร์ดได้แสดงให้เห็นว่าการรับรู้เวลาของเราสามารถเปลี่ยนแปลงได้ขึ้นอยู่กับสภาวะทางอารมณ์และระดับของฮอร์โมนความเครียด เช่น คอร์ติซอล เมื่อเราอยู่ภายใต้ความเครียด เวลาอาจดูเหมือนผ่านไปเร็วกว่าปกติ ในขณะที่เมื่อเราผ่อนคลาย เวลาอาจดูเหมือนเคลื่อนไปช้าลง ความเข้าใจนี้มีนัยสำคัญต่อการบริหารจัดการเวลา เพราะแสดงให้เห็นว่าการจัดการความเครียดเป็นส่วนสำคัญของการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
นอกจากนี้ การวิจัยด้านจิตวิทยาการรู้คิด (Cognitive Psychology) ได้เผยให้เห็นถึงข้อจำกัดของสมองมนุษย์ในการจดจ่อกับงานหนึ่งๆ เป็นเวลานาน Dr. Gloria Mark จากมหาวิทยาลัยแคลิฟอร์เนีย เออร์ไวน์ พบว่าโดยเฉลี่ยแล้วคนเราสามารถจดจ่อกับงานได้เพียง 40 วินาทีก่อนที่จะถูกรบกวนหรือเปลี่ยนไปทำอย่างอื่น ข้อมูลนี้สนับสนุนแนวคิดการทำงานแบบ “Time Blocking” ซึ่งเน้นการแบ่งเวลาออกเป็นช่วงๆ และมุ่งเน้นทำงานเพียงอย่างเดียวในแต่ละช่วง
การศึกษาเรื่อง “Task Switching” หรือการสลับงาน โดย Dr. David Meyer จากมหาวิทยาลัยมิชิแกน พบว่าการพยายามทำหลายอย่างพร้อมกัน (Multitasking) จริงๆ แล้วทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง เนื่องจากสมองต้องใช้เวลาในการปรับตัวเมื่อสลับไปมาระหว่างงานต่างๆ ซึ่งอาจทำให้เสียเวลาถึง 40% ข้อค้นพบนี้สนับสนุนแนวคิดการทำงานแบบ “Single-tasking” หรือการมุ่งเน้นทำงานทีละอย่างให้เสร็จก่อนที่จะเริ่มงานใหม่
ท้ายที่สุด การบริหารจัดการเวลาไม่ใช่เพียงเรื่องของการทำงานให้เสร็จเร็วขึ้นหรือทำได้มากขึ้น แต่เป็นเรื่องของการใช้ชีวิตอย่างมีคุณค่าและมีความหมาย เป็นการสร้างสมดุลระหว่างความสำเร็จในหน้าที่การงาน การพัฒนาตนเอง และการใช้เวลากับคนที่เรารัก บทเรียนจากประวัติศาสตร์สอนเราว่า เวลาเป็นทรัพยากรที่มีค่าที่สุด และวิธีที่เราเลือกใช้มันจะกำหนดคุณภาพชีวิตของเรา ดังนั้น การเรียนรู้ที่จะบริหารจัดการเวลาอย่างชาญฉลาดจึงไม่ใช่เพียงทักษะที่จำเป็น แต่เป็นศิลปะแห่งการใช้ชีวิตที่ควรค่าแก่การฝึกฝนตลอดชีวิต
ขอบคุณข้อมูล
https://www.jacr.org/article/S1546-1440(08)00581-4/fulltext
https://www.coursera.org/articles/time-management
